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Open Space, was ist das?
Alle Teilnehmer/innen registrieren sich beim Empfang und bekommen Namenschilder. Man trifft sich am pausenlosen Pausenbüffet.
Zur festgelegten Uhrzeit nehmen alle im Stuhlkreis im Hauptraum Platz. Der/die Organisator/in begrüßt und sagt ein paar einleitende Worte. Dann übergibt sie an die/den Moderator/in. Diese erzählt standardisierte einleitende Worte: Die vier Wahrheiten, das Gesetz der zwei Füße, die beiden Erscheinungen (Schmetterlinge und Hummeln) und die Aufforderung (Augen auf, mit Überraschungen ist zu rechnen!). Dann treten die Teilnehmer/innen nach vorne, schreiben ihre Themen auf Papiere, halten diese hoch und erzählen kurz, was sie da besprechen wollen. Anschließend suchen sie sich einen Raum und eine Zeit aus und setzen sich wieder. So geht das, bis keine Anliegen mehr da sind.
Anschließend beginnen die Anliegenphasen, die sich durch den zweiten/restlichen Tag komplett durchziehen. Die Gruppen dokumentieren ihre Ergebnisse in Dokumentationsblättern, die sie selbst ausfüllen und im Open-Space-Büro abgeben. Sie werden für alle sichtbar ausgehängt.
Nach Abschluss der Anliegenphase werden alle in drei Schritten aufgefordert, sich Gedanken über konkrete eigene Vorhaben zu machen: Sichten der Ergebnisse der Gruppen, stille Selbstreflektion (Was bedeutet das alles für mich?), Gespräche zu zweit. Anschließend gehen wieder Einzelne nach vorne, schreiben ihre Vorhaben auf Papier und geben sie den Begleiter/innen, die sie an Moderationswände heften. Das ist der dritte Tag.
Wenn alle Vorhaben gesammelt und aufgehängt sind, gibt es ausreichend Zeit, um sich zu treffen, festzulegen, wer alles mitmacht und was der konkrete nächste Schritt für jedes einzelne Vorhaben ist. Auch diese Vorhabenblätter werden dokumentiert. Nach Abschluss der Vorhabenphase gibt es noch eine Abschlussrunde und die Verabschiedung.
Noch Fragen? Die hatten wir auch ? Und wir haben die Antworten dazu gesammelt:
1. "Ist es wichtig im Rahmen eines OpenSpace eine Intension für die Veranstaltung zu setzten?"
Der Titel, der einlädt zu der Veranstaltung, informiert die Eingeladenen über den Themenrahmen, in welchem das OpenSpace stattfindet. Der Titel verrät die Zielsetzung der Veranstaltung und sollte daher auch bewusst ausgewählt werden.
2. "Welche Rolle haben die Facilitatorinnen?"
Die Facilitator*innen kümmern sich darum, dass das OpenSpace reibungslos ablaufen kann. Sie halten den Rahmen der Veranstaltung und geben darin Orientierung. Dazu gehört einmal die räumliche Ausstattung. Des Weiteren begrüßen sie, erklären die Regeln des OpenSpace, sammeln und führen Informationen und Ergebnisse zusammen und leiten von einer Arbeitsphase in die Nächste über.
Inhaltlich begleiten oder führen die Facilitator*innen nicht!
Das heisst, dass innerhalb des OpenSpace sich die Teilnehmenden komplett selbst organisieren und somit auch selbstverantwortlich zu ihren Arbeitsergebnissen kommen.
3. "Können wir von einem Ergebnis ausgehen?"
Ja! Das selbstorganisierte Arbeiten der Teilnehmenden legt erfahrungsgemäß ein hohes Maß an Tatendrang und konstruktiver Produktivität frei.
4. "Sind sie als Supporter für die Themenvorsteller gedacht?"
Nein, die Arbeitsgruppen organisieren ihr Arbeitsvorgehen selbstbestimmt
5. "Sind Workshops möglich?"
Als Format für alle nicht. Allerdings kann, wenn die Teilnehmenden zu ihren Themen einladen, auch zu einem Workshop eingeladen werden.
6. "Sind Präsentationen möglich?"
Präsentation nur für alle, wenn es als Bewegung für alle wichtig ist. Doch erfahrungsgemäß sollten diese nicht zu lange sein. Sie ziehen Energie und drosseln so den Tatendrang.
7. "Werden auch die Kleingruppen zweisprachig moderiert?"
Dafür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, doch grundsätzliche werden die Kleingruppen nicht moderiert.
Möglichkeiten: Entweder entscheidet die Gruppe insgesamt auf English zu kommunizieren und Einzelnen wird es ins Deutsche übersetzt oder andersherum...
Grundsätzliche werden die unterschiedlichen Möglichkeiten, die eine Gruppe hat, damit umzugehen, von den Facilitator*innen zu Beginn erläutert...
8. "Wird zielgerichtet moderiert oder ist das Ergebnis völlig offen?"
Das OpenSpace findet zu dem Thema statt, zu dem wir einladen und ist daher zielgerichtet. Allerdings sind die Ergebnisse, die zu diesem Thema erarbeitet werden, völlig offen.
Open Space, what is it?
All participants register at the reception and receive name badges. They meet at the non-stop break buffet. At the set time, everyone takes a seat in the chair circle in the main room. The organizer welcomes and says a few introductory words.
Then the presenter takes over. This tells standardized introductory words: The four truths, the law of the two feet, the two apparitions (butterflies and bumblebees) and the invitation (open your eyes, you can expect surprises!). Then the participants step forward, write their topics on papers, hold them up and tell briefly what they want to discuss.
Then they choose a room and a time and sit down again. This is how it works until there are no more concerns. Then the request phases begin, which run through the second / remaining day completely. The groups document their results in documentation sheets, which they fill in themselves and hand in at the open-space office. They are displayed in a way that everyone can see.
At the end of the request phase, everyone is asked in three steps to think about their own concrete plans: looking at the results of the groups, quiet self-reflection (What does all this mean to me?), conversations in pairs. Then individuals go forward again, write their plans on paper and give them to the facilitators, who attach them to the presentation walls. This is the third day.
Once all the projects have been collected and hung up, there is enough time to meet, to decide who will participate and what the concrete next step will be for each individual project. These project sheets are also documented. After the completion of the project phase, there is a final round and the farewell.
Any more questions? We also had them at ? and we collected the answers:
1. Is it important to set an intention for the event within the framework of an OpenSpace?
The title, which invites to the event, informs the invited about the thematic framework in which the OpenSpace will take place. The title reveals the objective of the event and should therefore be chosen consciously.
2. What is the role of the facilitators?
The facilitators* make sure that the OpenSpace runs smoothly. They keep the framework of the event and provide orientation. This includes the spatial equipment. Furthermore, they welcome, explain the rules of OpenSpace, collect and bring together information and results and lead from one working phase to the next.
The facilitators do not accompany or guide the content!
This means that within the OpenSpace, the participants organize themselves completely on their own and are therefore also responsible for their own work results.
3. Can we assume a result?
Yes! experience shows that the self-organized work of the participants exposes a high degree of drive and constructive productivity.
4. Are you intended as a supporter for the topic presenters?
No, the working groups organize their work in a self-determined way.
5. Are workshops possible?
Not as a format for all. However, if the participants invite to their topics, they can also be invited to a workshop.
6. Are presentations possible?
Presentation only for all if it is important as a movement for all. But experience has shown that these should not be too long. They draw energy and thus reduce the thirst for action.
7. Are the small groups also moderated bilingually?
There are different possibilities for this, but in principle the small groups are not moderated.
Possibilities: Either the group as a whole decides to communicate in English and the individual is translated into German or vice versa...
Basically, the different possibilities a group has to deal with them are explained by the facilitators* at the beginning...
8. Is the moderation goal-oriented or is the result completely open?
The OpenSpace takes place on the topic to which we invite and is therefore goal-oriented. However, the results that are worked out on this topic are completely open.